CRM für kleine Unternehmen 2026: HubSpot, Zoho CRM und Pipedrive im Vergleich mit geprüften Preisen

Welches CRM ist 2026 das beste für kleine Unternehmen?

HubSpot führt unseren CRM-Vergleich an, punktgleich mit Zoho CRM: jeweils 4,3 von 5, Pipedrive kommt auf 4,1. Unsere Skala gewichtet Preis (25 %), kostenlosen Tarif (15 %), Einarbeitung (20 %), Funktionen (25 %) sowie Daten und DSGVO (15 %).

Bei gleicher Note setzen wir HubSpot aus zwei Gründen nach vorn. Das kostenlose CRM hat kein Zeitlimit, ein kleines Unternehmen kann es also mit echten Kunden betreiben, ohne etwas zu zahlen. Außerdem erreicht HubSpot bei der Einarbeitung 4,5 von 5, Zoho CRM nur 3,5: Ein Team kommt schneller damit zurecht. Zoho CRM liegt beim Preis vorn (4,5 gegenüber 3,5) und beim Hosting in Europa. Pipedrive erhält die beste Note für die Einarbeitung (5 von 5), verliert aber Punkte, weil es keinen kostenlosen Tarif gibt.

Was kostet ein CRM für ein Team von fünf Personen?

Die Listenpreise gelten pro Nutzer, und das verdeckt den tatsächlichen Abstand. Hier die Kosten für ein Jahr und fünf Nutzer, berechnet aus den Preisen, die am 23. September 2026 auf den offiziellen Seiten standen, in US-Dollar:

Für HubSpot Starter rechnen wir mit dem Grundpreis von 20 $ pro Platz. Die Preisseite zeigt zusätzlich ein befristetes Angebot für Neukunden, 7 $ bei jährlicher oder 10 $ bei monatlicher Zahlung, das nichts über den Preis bei der Verlängerung aussagt.

Nach unserer Lesart fällt die Entscheidung nicht beim Einstiegstarif, dort liegen die drei Tools nah beieinander, sondern bei der nächsten Stufe. Bei HubSpot vervielfacht der Wechsel von Starter zu Professional den Preis pro Platz um den Faktor 4,5, dazu kommt eine verpflichtende Onboarding-Gebühr von 1.500 $. Zoho CRM und Pipedrive steigen in kleinen Schritten. Wer den Vertrieb innerhalb eines Jahres automatisieren will, sollte diese Rechnung vor der Anmeldung machen.

Mit welchem kostenlosen CRM sollten Sie starten?

Zwei der drei Tools bieten einen dauerhaft kostenlosen Tarif. HubSpot umfasst Kontaktverwaltung, Deal-Pipelines, Import und ein Reporting-Dashboard, für bis zu 2 Nutzer und ohne Zeitlimit. Zoho CRM ist dauerhaft kostenlos für bis zu 3 Nutzer; weitere Grenzen wie Speicherplatz oder Module konnten wir nicht prüfen.

Pipedrive hat keinen kostenlosen Tarif. Es gibt eine 14-tägige Testphase ohne Kreditkarte, genug, um die Oberfläche zu beurteilen, aber nicht, um damit das Tagesgeschäft zu führen.

Für ein Unternehmen mit ein oder zwei Vertriebsmitarbeitern reicht der kostenlose Tarif von HubSpot oft für den Anfang. Für ein Team von drei Personen ist Zoho CRM das einzige der drei Tools, das kostenlos bleibt.

Welches CRM ist am einfachsten zu bedienen?

Pipedrive, mit 5 von 5 in diesem Kriterium. Alles dreht sich um eine visuelle Pipeline der Deals: Sie sehen auf einen Blick, wo jeder Verkauf steht, und schieben einen Deal per Maus in die nächste Phase. Ein Vertriebsteam kann damit ab dem ersten Tag arbeiten.

HubSpot folgt mit 4,5 von 5, dank klarer Oberfläche und geführtem Import. Zoho CRM erhält 3,5: Das Produkt ist umfassend, aber die vielen Optionen und Einstellungen verlängern die Einrichtung. Planen Sie Zeit für die Konfiguration ein oder die Unterstützung durch einen Implementierungspartner.

Welche Funktionen machen wirklich den Unterschied?

HubSpot und Zoho CRM erreichen bei den Funktionen beide 4,5 von 5, aus unterschiedlichen Gründen. HubSpot vereint Vertrieb, Marketing und Kundenservice in einer Suite, die größte Stärke für ein Unternehmen, das mit einem einzigen Tool arbeiten will. Zoho CRM enthält schon im Standard-Tarif Workflows, KI-Agenten, Follow-up-Sequenzen und Umsatzprognosen und ergänzt im Professional-Tarif Angebote (CPQ) und Lagerverwaltung.

Pipedrive (4 von 5) bleibt auf den Vertrieb konzentriert. Zwei Einschränkungen sollten Sie kennen: Die vollständige E-Mail-Synchronisierung mit Gmail und Outlook gibt es erst ab dem Growth-Tarif, und mehrere Module kosten extra (LeadBooster, Projects, Campaigns). Dafür bietet schon Lite mehr als 500 Integrationen.

Wo liegen die Daten, und wie steht es um die DSGVO?

Alle drei Anbieter speichern die Daten europäischer Kunden in der EU, mit Unterschieden im Detail:

• HubSpot betreibt ein Rechenzentrum in Frankfurt. Neue Konten werden nach dem IP-Standort bei der Anmeldung zugeordnet. HubSpot veröffentlicht Berichte nach SOC 2 Type II und SOC 3; die genannte ISO-27001-Zertifizierung gehört den Infrastruktur-Dienstleistern, nicht HubSpot selbst.
• Zoho CRM speichert und verarbeitet Konten, die über zoho.eu angelegt wurden, in der EU, in Amsterdam und Dublin. Angegeben sind ISO 27001 und SOC 2; den Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) fordern Sie per E-Mail an.
• Pipedrive hostet EU-Kunden in der Regel in Frankfurt oder Dublin. Angegeben sind ISO 27001, ISO 27701, SOC 2 Type II und SOC 3, mit einem vorab unterzeichneten DPA in den Nutzungsbedingungen.

Zoho CRM und Pipedrive erhalten in diesem Kriterium 4,5 von 5, HubSpot 4.

Welches CRM passt zu Ihrem Unternehmen?

• Ein Vertriebsteam, das seine Deals verfolgen will: Pipedrive. Die visuelle Pipeline braucht keine Schulung. Wählen Sie Growth statt Lite, wenn Ihre Kommunikation über Gmail oder Outlook läuft.
• Ein knappes Budget: Zoho CRM. Kostenlos für bis zu 3 Nutzer, danach 14 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, und selbst Professional liegt bei 23 $.
• Marketing zusätzlich zum Vertrieb: HubSpot. Als einziges der drei Tools bündelt es Vertrieb, Marketing und Kundenservice in einer Suite. Planen Sie den möglichen Wechsel zu Professional schon jetzt im Budget ein.
• Daten, die in Europa bleiben müssen: Zoho CRM, wenn Sie das Konto über zoho.eu anlegen, oder Pipedrive. Bei HubSpot sollten Sie nach der Anmeldung prüfen, ob Ihr Konto dem Rechenzentrum in Frankfurt zugeordnet ist.

In jedem Fall gilt: Testen Sie mit Ihren eigenen Daten. Der kostenlose Tarif von HubSpot oder Zoho CRM oder die 14-tägige Testphase von Pipedrive reichen aus, um Ihre Kontakte zu importieren und einige echte Deals zu verfolgen, bevor Sie zahlen.