Transcribir reuniones con IA: cómo funciona y cuánto cuesta

¿Cómo entra un asistente de IA en una reunión de Zoom, Teams o Meet?

Se conecta a tu calendario. Le das permiso para leer las invitaciones y aparece en la llamada como un participante más que graba y transcribe. Fireflies.ai se basa en esa unión automática a las reuniones del calendario y ofrece apps móviles. Otter.ai se une a Zoom, Teams y Meet, muestra la transcripción en directo mientras habláis y tiene apps para iOS y Android. tl;dv graba las reuniones de forma automática, con una cuota de grabaciones web: 40 por semana en el plan gratuito, 80 en Pro, 120 en Business y 500 en Enterprise. Fathom se centra en la grabación, la búsqueda dentro de las reuniones y los clips que puedes compartir.

El segundo dato que conviene mirar antes de contratar es la duración máxima de cada grabación. Fireflies corta a las 2 horas en gratuito y en Pro, 3 horas en Business y 4 horas en Enterprise. Otter se queda en 30 minutos por conversación en gratuito, 90 minutos en Pro y 4 horas en Business. tl;dv limita a 3 horas por grabación en su plan gratuito. Una formación de un día o un comité que se alarga no caben en todas partes.

¿Qué recibes cuando termina la reunión?

Una transcripción, un resumen y, según el plan, una lista de tareas. Es en ese segundo piso donde los proveedores colocan el peaje. En Fathom, la grabación y la transcripción son gratuitas e ilimitadas, pero los resúmenes avanzados, las tareas y el asistente conversacional llegan con Premium, a 20 $ por persona y mes (16 $ en anual). En tl;dv, el plan gratuito cubre notas de IA en 10 reuniones; Pro las deja ilimitadas y añade plantillas de notas propias y borradores de correos de seguimiento. Fireflies anuncia resúmenes de IA limitados en gratuito, sin publicar una cifra exacta, e ilimitados desde Pro. Otter cuenta las preguntas a su asistente: 20 al mes en gratuito, 50 en Pro y 200 en Business.

Cuidado con los créditos de IA de Fireflies (20 en gratuito y en Pro, 30 en Business, 50 en Enterprise): son únicos y no se renuevan cada mes. Si lo que tienes es un archivo ya grabado y no una llamada en directo, nuestra guía para pasar audio a texto trata ese caso.

¿Qué cubren de verdad los planes gratuitos?

Los cuatro tienen plan gratuito permanente, pero ninguno cubre el mismo terreno.

La regla de Fireflies merece una lectura atenta: para las cuentas creadas desde el 1 de septiembre de 2026, la transcripción gratuita ilimitada exige activar la unión automática a las reuniones del calendario; si no, bajas a 3 transcripciones. A nuestro juicio, esa condición cambia la naturaleza del plan: la gratuidad se paga dejando que el asistente entre en todas las reuniones de tu agenda, algo que no es neutro cuando atiendes a clientes o entrevistas a candidatos.

¿Cuánto cuesta la suscripción, puesto por puesto?

Los precios se publican en dólares en Otter, Fireflies y Fathom, y en euros en tl;dv. La diferencia entre mensual y anual es la trampa real: Otter pasa de 16,99 $ a 8,33 $ y tl;dv de 29 € a 18 €, es decir, el precio bajo implica un compromiso de un año.

Por encima, las tarifas se separan. Fathom añade un plan Team a 19 $ por persona y mes (15 $ en anual) y un Business a 34 $ (25 $ en anual), ambos desde 2 usuarios. Fireflies Business cuesta 29 $ por puesto (19 $ en anual) y abre el modo multilingüe, la inteligencia conversacional y los canales privados; Enterprise son 39 $ con facturación anual únicamente. Otter Business son 30 $ por usuario (19,99 $ en anual) con reuniones ilimitadas y facturación de hasta 25 usuarios. tl;dv Business son 39 € por puesto (29 € en anual), orientado al coaching comercial. Si la idea es llevar esas actas a tu CRM, Fathom Business sincroniza campos de CRM y Fireflies abre todas las integraciones ya en Pro; nuestro artículo sobre las funciones de IA en los CRM completa el cuadro por el lado del software de ventas.

¿Hay que avisar a los participantes de que una IA graba?

Solo uno de los cuatro documenta el asunto. tl;dv indica que pide el consentimiento de los participantes antes de grabar. En Fireflies, Otter y Fathom, nuestras fichas no documentan un mecanismo equivalente: el punto no está verificado y no lo presentamos ni como presente ni como ausente. Queda un freno práctico: el asistente entra en la llamada como participante, así que se ve en la lista. A nuestro juicio, eso no sustituye a un aviso explícito al empezar la reunión, sobre todo si grabas a clientes, a empleados o a candidatos.

¿Dónde se guardan las grabaciones y se puede quedar todo en Europa?

Es el criterio que más separa a estas cuatro herramientas.

tl;dv indica que todos sus centros de datos están en Europa: almacenamiento cifrado en Wasabi, procesamiento en centros privados de Google Cloud y en servidores dedicados de Hetzner, con elección de alojamiento en Europa o en Estados Unidos para la parte de IA. El editor es alemán (tldx Solutions GmbH), declara cumplimiento del RGPD para todos los usuarios, un SOC 2 Tipo II bajo petición, cifrado AES-256 y ningún dato de cliente usado para entrenar la IA. De ahí su nota RGPD de 5 sobre 5 en nuestra ficha, frente a 3 sobre 5 en Fireflies, 2,5 en Fathom y 2 en Otter.

Fireflies almacena y procesa por defecto en Estados Unidos (AWS y GCP), con SOC 2 Tipo II, inscripción en el Data Privacy Framework UE-EE. UU., cifrado AES de 256 bits en reposo y sin entrenamiento de modelos con tus datos. El almacenamiento privado en la UE, en tu propio espacio de AWS S3 o Google Cloud, solo existe en Enterprise, y el procesamiento sigue en Estados Unidos: media solución si necesitas residencia estricta. Otter almacena en AWS en la región West, en Estados Unidos, sin opción UE publicada, y entrena sus propios modelos con datos anonimizados. En Fathom, la residencia de los datos y las garantías contractuales no están verificadas: no presuponemos ningún alojamiento europeo.

¿Cuál te conviene según tu caso?

Si la residencia de los datos en Europa es una condición, tl;dv es el único candidato documentado de los cuatro, a 18 € por puesto y mes en anual (29 € en mensual). Puedes probar su alcance con el plan gratuito, teniendo en cuenta que las grabaciones se borran a los 3 meses. Los detalles están en nuestra ficha de tl;dv.

Si buscas el máximo de gratuito y un uso individual, Fathom mantiene la oferta más amplia sobre el papel, con grabaciones y transcripciones ilimitadas; pasar a Premium (20 $, 16 $ en anual) se justifica cuando quieres las tareas y el asistente. Mira la ficha de Fathom.

Para un equipo comercial multilingüe que alimenta un CRM, Fireflies.ai reúne más de 100 idiomas, modo multilingüe en Business (29 $, 19 $ en anual) y todas las integraciones ya en Pro, a 18 $ (10 $ en anual), siempre que aceptes el procesamiento en Estados Unidos.

Otter.ai es el precio de entrada más bajo en anual (8,33 $ por usuario y mes) y ofrece transcripción en directo, pero sus 6 idiomas, sus 300 minutos gratuitos y su alojamiento estadounidense sin opción UE lo convierten en una opción de comodidad más que de conformidad.