Zapier Kosten 2026: Preise, Tasks und Gratis-Tarif im Überblick

Was kostet Zapier im Jahr 2026?

Drei Tarife zur Selbstbedienung, dazu ein Angebot auf Anfrage. So steht die Liste auf der Preisseite, durchgehend in US-Dollar, Europreise sind dort nicht ausgewiesen:

Der Abstand zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung ist bei beiden Selbstbedienungstarifen sichtbar: 29,99 $ gegenüber 19,99 $ bei Professional, 103,50 $ gegenüber 69 $ bei Team. Wer noch nicht sicher ist, ob das Werkzeug bleibt, kann monatlich buchen, was in dieser Kategorie nicht überall möglich ist. Für Firmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz kommt ein zweiter Punkt hinzu: Abgerechnet wird in Dollar, der Betrag auf dem Konto hängt vom Umrechnungskurs Ihrer Bank ab.

Wie zählt Zapier die Tasks?

Das Kontingent ist in Tasks pro Monat angegeben, nicht in der Zahl der Zaps oder der Auslösungen. Dieser Zähler bestimmt Tarif und Stufe: 100 Tasks im Gratis-Tarif, 750 zum Einstieg in Professional, 2.000 zum Einstieg in Team, danach Stufen, die in beiden Tarifen bis 20.000 Tasks pro Monat reichen.

Zwei Einschränkungen nennen wir offen. Erstens steht die genaue Regel, nach der eine Zap-Ausführung in gezählte Tasks umgerechnet wird, nicht in unseren geprüften Unterlagen, wir behaupten sie deshalb nicht. Zweitens ist der Preis der Zwischenstufen zwischen 750 und 20.000 Tasks bei uns nicht verifiziert, geprüft sind nur die Einstiegspreise der Tarife.

Nach unserer Lesart entscheidet sich genau hier das Budget. Die ausgewiesenen 19,99 $ pro Monat bei jährlicher Zahlung gelten für 750 Tasks, und das ist wenig, sobald ein Zap bei jedem neuen Formular, jeder neuen Tabellenzeile oder jeder eingehenden E-Mail läuft. Daher unsere 2,5 von 5 beim Kriterium Preis: Der Einstieg ist günstig, mit dem Volumen steigen die Kosten schnell.

Was leistet der Gratis-Tarif wirklich?

Er taugt zum Ausprobieren, nicht für den Dauerbetrieb. Die 100 Tasks pro Monat gelten ohne Zeitlimit, drei Grenzen umreißen aber den Nutzen: Zaps sind auf zwei Schritte beschränkt, also einen Auslöser und eine Aktion, die Auslöser werden nur alle 15 Minuten abgefragt, und das Konto ist auf 1 Nutzer begrenzt.

Am stärksten wirkt die Zwei-Schritt-Grenze. Sobald ein Ablauf einen Filter, eine Formatierung oder ein zweites Ziel braucht, verlassen Sie den Gratis-Tarif. Wir bewerten ihn mit 3 von 5: Er existiert, er läuft dauerhaft, dient aber eher als verlängerte Testphase denn als Fundament. Wenn einige Automatisierungen auf Dauer ohne Zahlung laufen sollen, setzen der Gratis-Tarif von Make mit 1.000 Credits und 2 aktiven Szenarien sowie die selbst gehostete Community Edition von n8n andere Grenzen.

Was bringt Team gegenüber Professional?

Nutzer und Verwaltung, weniger zusätzliche Automatisierungsleistung. Professional für 19,99 $ pro Monat bei jährlicher Zahlung öffnet den Motor schon weitgehend: mehrstufige Zaps, unbegrenzte Premium-Apps, Webhooks, KI-Funktionen und E-Mail-Support.

Team für 69 $ pro Monat bei jährlicher Zahlung ergänzt 25 Nutzer, geteilte Zaps, SAML-SSO und priorisierten Support, mit 2.000 Tasks pro Monat zum Einstieg. Die Rechnung ist also keine Frage der Leistung, sondern der Organisation: Wer allein seine Zaps baut, bleibt bei Professional; ein Team, in dem mehrere Personen dieselben Automatisierungen sehen, übernehmen und korrigieren müssen, braucht die geteilten Zaps. In Unternehmen mit zentraler Anmeldung wiegt außerdem SAML-SSO.

Darüber liegt Enterprise auf Anfrage, mit unbegrenzten Nutzern, SCIM-Provisionierung, erweiterten Admin-Kontrollen, einem technischen Account Manager und Task-Kontingenten, die pro Jahr statt pro Monat gelten.

Wo liegen die Daten von Zapier?

In den USA. Die offizielle Datenschutzseite gibt an, dass Zapier die Daten auf AWS-Servern in den Vereinigten Staaten hostet; eine Speicheroption in der Europäischen Union wird nicht genannt. Übermittlungen aus Europa stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework.

Bei der Konformität weist Zapier einen SOC-2-Type-II-Bericht für den Zeitraum Juni 2025 bis Mai 2026 aus, dazu SOC 3, einen verfügbaren AVV sowie die erklärte Konformität mit DSGVO, UK GDPR und CCPA. ISO 27001 ist im Trust Center nicht aufgeführt, wir schreiben sie dem Anbieter deshalb nicht zu.

Das ist die schwache Stelle der Akte und der Grund für unsere 2 von 5 bei diesem Kriterium. Für einen Mittelständler in Deutschland, Österreich oder der Schweiz, der sensible Kundendaten verarbeitet und einen europäischen Speicherort vertraglich festhalten will, kann dieser Punkt allein zum Ausschluss führen, unabhängig von der Qualität des Produkts.

Zapier, Make oder n8n: wie günstig ist der Einstieg?

Beim reinen Einstiegspreis ist Zapier nicht das günstigste der drei Werkzeuge, die wir in dieser Rubrik geprüft haben.

Die Einheiten sind untereinander nicht vergleichbar: Tasks bei Zapier, Credits bei Make, Ausführungen bei n8n, dort 2.500 pro Monat im Starter-Tarif und abgerechnet pro vollständiger Ausführung. Die Tabelle stellt also Einstiegspreise und Datenstandorte nebeneinander, keine gleichwertigen Kapazitäten. Für die Unterschiede der drei Motoren lesen Sie unseren Vergleich von Zapier, Make und n8n.

Für wen ist Zapier die richtige Wahl?

Für ein Team ohne technische Fachkräfte, das seine Geschäftsanwendungen schnell verbinden will und einen Datenstandort in den USA akzeptiert. Zapier ist das einzige der drei Werkzeuge, dem wir 5 von 5 bei der Einarbeitung geben, dazu 4,5 von 5 bei den Funktionen wegen des sehr großen Integrationskatalogs. Gesamtnote: 3,5 von 5.

Drei Profile, drei Antworten:

• Selbstständige und kleine Teams mit geringen Volumen und vielen verschiedenen Anwendungen: Professional für 19,99 $ pro Monat bei jährlicher Zahlung, mit einem Blick auf den Task-Zähler schon im ersten Monat.
• Teams, in denen mehrere Personen dieselben Automatisierungen pflegen: Team für 69 $ pro Monat bei jährlicher Zahlung, wegen der geteilten Zaps und des SAML-SSO.
• Organisationen mit der Vorgabe, Daten in Europa zu halten: zuerst ein Werkzeug mit EU-Zone prüfen, denn Zapier weist keine aus. Unsere Bewertung von Zapier führt die Noten je Kriterium im Detail auf.

Der eigentliche Abwägungspunkt bleibt das Volumen. Solange Ihre Automatisierungen mit einigen Hundert Tasks pro Monat auskommen, ist Zapier am schnellsten eingerichtet. Sobald der Zähler steigt, wird daraus eine Rechnung über Stufen, und dann verdienen die Tarife der Konkurrenz einen zweiten Blick.