CRM kostenlos: Was HubSpot, Zoho CRM und Pipedrive 2026 wirklich gratis anbieten

Welche CRM-Systeme sind 2026 wirklich kostenlos?

Zwei der drei hier verglichenen Tools haben einen kostenlosen Tarif ohne Zeitlimit: HubSpot für bis zu 2 Nutzer und Zoho CRM für bis zu 3 Nutzer. Pipedrive hat keinen: Es gibt einen kostenlosen Test über 14 Tage ohne Kreditkarte, danach wählen Sie einen bezahlten Tarif.

„Kostenlos“ bedeutet also je nach Anbieter etwas anderes. Bei HubSpot und Zoho ist es ein CRM, das Sie behalten können, solange Ihr Team in die erlaubte Nutzerzahl passt. Bei Pipedrive ist es eine Testphase. Alle Preise auf dieser Seite stammen von den offiziellen Preisseiten, abgelesen am 23. September 2026.

Was enthält der Gratis-Tarif der einzelnen CRM-Systeme?

Die Tabelle fasst zusammen, was enthalten ist, welche Grenze der Anbieter veröffentlicht und was die nächste Stufe kostet.

Zwei Anmerkungen. HubSpot bestätigt auf der Preisseite keine Obergrenze für Kontakte im kostenlosen CRM, deshalb nennen wir keine. Zoho veröffentlicht in seinen Preisdaten nur die Grenze von 3 Nutzern; Speicherplatz und enthaltene Module des Gratis-Tarifs beziffert der Anbieter in unseren Unterlagen nicht.

Wie weit kommen Sie mit HubSpot kostenlos?

Das kostenlose CRM von HubSpot deckt den Kern der Vertriebsarbeit ab: Kontaktverwaltung, Deal-Pipelines, Import von Dateien und ein Reporting-Dashboard. Es hat kein Zeitlimit und unterstützt bis zu 2 Nutzer.

Schwieriger wird es beim Bezahlen. Sales Hub Starter hat einen Grundpreis von 20 USD pro Platz und Monat, mit 500 HubSpot-Credits. Die Preisseite zeigt derzeit ein befristetes Angebot für Neukunden, 7 USD bei jährlicher oder 10 USD bei monatlicher Zahlung, das aber nicht dauerhaft gilt. Der nächste Tarif, Professional, springt auf 100 USD pro Platz monatlich (90 USD jährlich) und verlangt eine einmalige, verpflichtende Onboarding-Gebühr von 1.500 USD. Enterprise wird mit 150 USD pro Platz bei jährlicher Zahlung angegeben, dazu 3.500 USD Onboarding-Gebühr.

Nach unserer Lesart liegt hier die eigentliche Frage bei HubSpot: Der kostenlose Einstieg ist der umfangreichste der drei, aber der Abstand zwischen Starter und Professional ist groß. Ein Team, das auf die Automatisierungen von Professional setzt, sollte diesen Sprung von Anfang an einplanen, statt ihn erst beim Upgrade zu bemerken.

Beim Datenschutz betreibt HubSpot ein EU-Rechenzentrum in Frankfurt auf AWS. Konten werden anhand der IP-Adresse bei der Anmeldung zugeordnet; europäische Kunden werden in der Regel in der EU gehostet. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist in den Kundenbedingungen enthalten.

Für welches Team eignet sich Zoho CRM kostenlos?

Zoho CRM ist dauerhaft kostenlos für bis zu 3 Nutzer, also einen mehr als HubSpot. Damit hält dieser Gratis-Tarif am längsten mit, wenn das Team wächst.

Auch die erste bezahlte Stufe gehört zu den günstigsten der drei: Standard kostet 14 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, 20 € bei monatlicher Zahlung, zuzüglich Steuern. Sie bringt Zuweisungsregeln, Workflows, KI-Agenten, Follow-up-Sequenzen, Berichte und Umsatzprognosen. Professional liegt bei 23 € jährlich, Enterprise bei 40 €, Ultimate bei 52 €. Der Jahresrabatt unterscheidet sich je nach Tarif und beträgt bis zu 34 %.

Der Preis dafür ist die Einarbeitung: Zoho CRM bietet viele Einstellungen und Optionen, was zu Beginn mehr Zeit kostet. Konten auf zoho.eu werden in der EU gespeichert und verarbeitet, in Amsterdam (primär) und Dublin (sekundär). Zoho weist Zertifizierungen nach ISO 27001 und SOC 2 aus.

Warum hat Pipedrive keinen kostenlosen Tarif?

Pipedrive setzt auf einen Test statt auf einen Gratis-Tarif: 14 Tage, ohne Kreditkarte, danach ein bezahlter Tarif. Es steht hier als Gegenbeispiel, weil es bei der Suche nach einem kostenlosen CRM oft auftaucht, obwohl es keines anbietet.

Die Preise bei jährlicher Abrechnung beginnen bei 14 USD pro Platz und Monat für Lite, dann 24 USD für Growth, 49 USD für Premium und 69 USD für Ultimate. Der Preis bei monatlicher Abrechnung war zum Zeitpunkt unserer Prüfung auf der Preisseite nicht lesbar. Gut zu wissen: Lite enthält keine vollständige E-Mail-Synchronisierung mit Gmail und Outlook, diese kommt erst mit Growth.

Vierzehn Tage reichen, um eine visuelle Pipeline zu beurteilen. Sie reichen nicht, um zu wissen, ob ein CRM sechs Monate echter Nutzung standhält, und genau das zeigt ein dauerhafter Gratis-Tarif.

Wann reicht ein kostenloses CRM nicht mehr?

Der Gratis-Tarif reicht in drei Situationen nicht mehr aus, die sich leicht erkennen lassen.

Das Team überschreitet die Nutzergrenze. Ein dritter Nutzer beendet den Gratis-Tarif bei HubSpot, ein vierter den bei Zoho CRM. Wechseln vier Nutzer bei Zoho in den Tarif Standard mit jährlicher Zahlung, beträgt die Rechnung 56 € im Monat (4 × 14 €).

Sie wollen die Nachverfolgung automatisieren. Bei Zoho CRM kommen Workflows, Follow-up-Sequenzen und Umsatzprognosen mit Standard. Bei Pipedrive beginnen Automatisierungen und Sequenzen mit Growth, für 24 USD pro Platz bei jährlicher Zahlung.

Sie brauchen erweiterte Vertriebsfunktionen. Angebote mit Preisregeln (CPQ) und geführte Prozesse gibt es bei Zoho CRM in Professional, für 23 € jährlich. Die Lead-Generierung und das Routing von Pipedrive (LeadBooster) stecken in Premium, für 49 USD jährlich.

Welches kostenlose CRM passt zu Ihrem Team?

• Allein oder zu zweit, mit absehbarem Marketingbedarf: HubSpot, dessen kostenloses CRM das umfangreichste der drei ist und das Vertrieb, Marketing und Kundenservice in einer Suite bündelt.
• Drei Personen, knappes Budget nach dem Gratis-Tarif: Zoho CRM, kostenlos bis 3 Nutzer, danach 14 € pro Nutzer bei jährlicher Zahlung.
• Ein Vertriebsteam, das für eine einfache Pipeline zahlen will: Pipedrive, 14 Tage ohne Karte testen, bevor Sie sich festlegen.

Unsere Gesamtnoten, berechnet aus fünf Kriterien (Preis, Gratis-Tarif, Bedienung, Funktionen, DSGVO), sehen HubSpot und Zoho CRM bei 4,3 von 5 und Pipedrive bei 4,1. Der Unterschied entsteht vor allem beim Kriterium Gratis-Tarif: 5 für HubSpot, 4,5 für Zoho CRM, 2,5 für Pipedrive.