Recepcionista virtual IA: cómo funciona y cuánto cuesta el minuto

¿Qué hace una recepcionista virtual IA mientras suena el teléfono?

Contesta, escucha, entiende y actúa. Cuatro operaciones se encadenan en menos de un segundo: la telefonía encamina la llamada, un motor de transcripción convierte la voz en texto, un modelo de lenguaje decide qué responder y qué acción disparar, y una voz sintética pronuncia esa respuesta. Según el guion escrito antes, el agente hace una pregunta, pasa la llamada a una extensión, agenda una cita o toma un mensaje.

Esa cadena explica la forma de cobrar. No pagas un programa cerrado: pagas un montaje de proveedores facturado al minuto. Vapi lo asume y deja elegir cada pieza (modelo, voz, transcripción), con nota Stacknota de 3,7 / 5. Retell AI llega más premontado, con 3,6 / 5. Synthflow, que solo vende contratos anuales, se queda en 2,9 / 5.

¿Cómo se forma el precio de un minuto de llamada?

Cada pieza tiene su contador, y los editores no publican el mismo nivel de detalle.

El rango de Retell AI, de 0,07 a 0,31 $, dice lo esencial: con un montaje u otro, el mismo minuto cambia mucho de precio. En Vapi, los 0,05 $ por minuto son solo una parte del coste, porque los modelos se repercuten sin margen. Lo contamos entre sus puntos fuertes y también entre sus dificultades: el total lo tienes que sumar tú. Los tres editores publican sus tarifas en dólares, tanto para España como para México.

¿Qué precios publican Retell AI, Vapi y Synthflow?

En Vapi, el plan Pro equivale al 10 % de las tarifas de alojamiento de Vapi con un mínimo de 999 $ al mes, y aporta 30 llamadas simultáneas, 180 días de conservación, control de acceso por roles y un SLA de disponibilidad del 99 %. El salto entre Core, a 29 $ al mes, y ese mínimo es el principal punto de fricción de la tabla.

Synthflow juega otra partida: sin oferta de autoservicio, con una entrada de 30.000 $ al año y un precio fijado según el volumen de llamadas, la simultaneidad, la telefonía, las integraciones y la seguridad. A cambio, el editor acompaña el lanzamiento y ofrece telefonía nativa o SIP. Su nota de 1,5 / 5 en el criterio precio refleja ese ticket de entrada, no la calidad de la plataforma.

¿Qué se paga aparte del minuto?

Tres partidas se cuelan casi siempre por debajo del radar. Las llamadas simultáneas, primero: Retell AI incluye 20 y luego cobra 8 $ al mes por cada llamada adicional; Vapi da 4 sin plan, 10 con Core a 29 $ al mes y 30 con Pro. Los números, después: 2 $ al mes en Retell AI, 1 número incluido sin plan en Vapi y 5 con Core. El cumplimiento, por último: en Vapi, la opción HIPAA cuesta 2.000 $ al mes.

A nuestro juicio, la pregunta de verdad no es el precio del minuto, sino cuánta simultaneidad necesitas en hora punta. Una clínica que recibe diez llamadas a la vez el lunes por la mañana dimensiona su presupuesto sobre ese pico, no sobre su volumen medio.

¿Dónde se guardan los datos de tus llamadas?

Es el punto donde más se separan las tres, y el más determinante para una empresa que opera en Europa.

Retell AI procesa y almacena los datos en Estados Unidos sobre AWS, y su documentación indica que todavía no opera servicios en la Unión Europea. El DPA, con cláusulas contractuales tipo de la UE, se firma en línea sin coste, y la conservación se configura por agente, de 1 día a 2 años. Certificaciones declaradas: SOC 2 Tipo 1 y Tipo 2, HIPAA. Nota RGPD: 2,5 / 5.

Vapi se apoya principalmente en AWS con despliegues en Estados Unidos y en la UE, cada organización pertenece a una sola región, y la región UE está documentada. Su Trust Center declara SOC 2 Tipo II y SOC 3, HIPAA, RGPD, CCPA y PCI DSS v4.0.1. Nota RGPD: 4,5 / 5.

Synthflow enseña la lista de certificaciones más larga (SOC 2 Tipo 2, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 42001, HIPAA, RGPD y PCI DSS v4.0.1) con DPA bajo solicitud, pero no publica el lugar de alojamiento. Muchas etiquetas y un dato que falta: justo la pregunta que conviene hacer antes de firmar.

¿Cuál te conviene según tu caso?

Si quieres probar rápido y sin compromiso, y el alojamiento en Estados Unidos no te plantea un problema contractual, Retell AI es el camino más corto: sin suscripción, 10 $ de créditos al registrarte, 20 llamadas simultáneas incluidas y una tarifa detallada componente a componente.

Si tu contrato o tu sector exige tratamiento dentro de la Unión Europea, Vapi es el único de los tres que documenta una región UE. Puedes empezar sin plan con 5 $ de créditos, pero cuenta con tiempo de desarrollo: su criterio de facilidad está en 2,5 / 5 porque cada pieza se monta por API. El plan Core, a 29 $ al mes, añade el modo ZDR y 30 días de conservación.

Si diriges un centro de contacto con presupuesto anual ya aprobado y quieres un despliegue acompañado, Synthflow encaja, siempre que aceptes los 30.000 $ al año y la ausencia de cualquier tarifa por minuto publicada.

Para una comparación funcional más detallada de las tres plataformas, mira nuestro análisis de los agentes de voz IA y las fichas de Retell AI y Vapi.

¿Cómo probarla antes de comprometer presupuesto?

Empieza por un solo caso medible: agendar citas, o clasificar las llamadas entrantes. Usa los créditos de prueba (10 $ en Retell AI, 5 $ en Vapi) para medir tu coste real por minuto con tu propio montaje, en lugar de razonar sobre un rango. Comprueba después la transferencia a una persona, que es donde se nota la diferencia en el día a día.

En cuanto a datos, pide el DPA antes de pasar a producción y fija la conservación en el plazo más corto que te sirva. Y si el agente tiene que escribir en tu herramienta de trabajo, define esa integración desde el principio: ahí, más que en el minuto de llamada, se juega el tiempo de puesta en marcha. Nuestra guía sobre crear un agente de IA desarrolla esa parte de orquestación.