HubSpot gratis: qué incluye el CRM gratuito y cuándo toca pagar

¿Qué incluye exactamente el CRM gratuito de HubSpot?

El CRM gratuito de HubSpot funciona sin límite de tiempo y sin tarjeta. Dentro tienes la gestión de contactos, los pipelines de oportunidades, la importación de tus datos actuales y un panel de informes. Es suficiente para salir de una hoja de cálculo compartida y saber, en cualquier momento, en qué punto está cada oportunidad abierta.

Ese es el punto que tira de la nota hacia arriba: en nuestra rejilla, HubSpot saca 4,3 sobre 5 en global y 5 sobre 5 en el criterio del plan gratuito. Son pocos los editores que dejan un CRM completo accesible de forma indefinida sin pagar. El desglose criterio por criterio está en nuestra ficha de HubSpot.

El límite, por tanto, no es funcional al principio. Es humano.

¿Cuántos usuarios admite el plan gratis?

Dos. El CRM gratuito de HubSpot está topado en 2 usuarios, y esa restricción decide todo lo demás. Un gerente y un comercial caben; un equipo de tres personas, no.

Para situarlo: Zoho CRM ofrece un plan gratis para siempre hasta 3 usuarios, y Pipedrive no tiene plan gratuito en absoluto, solo una prueba de 14 días sin tarjeta. Comparamos estos tres topes con detalle en nuestra guía sobre el CRM gratis.

A nuestro juicio, ese 2 no es una limitación técnica sino un interruptor comercial: coincide justo con el momento en que una empresa empieza a necesitar un CRM compartido, es decir, con el momento en que está dispuesta a pagar. El plan gratuito de HubSpot sirve como banco de pruebas y como herramienta para un dúo, no como solución de equipo.

¿Cuánto cuesta de verdad pasar a un plan de pago?

Estos son los precios publicados por HubSpot para Sales Hub, facturados por puesto y por mes.

Dos cosas saltan a la vista. La primera: HubSpot no publica precio anual para Starter ni precio mensual para Enterprise, así que la tabla tiene huecos que solo se rellenan hablando con un comercial. La segunda: la distancia entre Starter (20 USD por puesto) y Professional (90 USD por puesto en anual) es enorme para una misma herramienta.

Conviene añadir que estos importes están publicados en dólares, tanto si contratas desde España como desde México, con lo que el tipo de cambio del día también entra en la ecuación.

¿La cuota de incorporación es obligatoria?

Sí, y es la línea de presupuesto que más se olvida en las comparativas. HubSpot cobra 1.500 USD de cuota de incorporación obligatoria, en un solo pago, desde el plan Sales Hub Professional. Esa cuota pasa a 3.500 USD en Sales Hub Enterprise. No hay ningún importe de este tipo publicado para Starter ni para el CRM gratuito.

En la práctica, eso significa que pasar a Professional no se compara con una suscripción normal: hay un billete de entrada que se paga el primer año, además del precio por puesto. Para una pyme que duda entre Starter y Professional, esa cuota pesa mucho en la decisión del primer ejercicio.

Es lo que explica nuestra nota de 3,5 sobre 5 en el criterio de precio, a pesar de un plan gratuito puntuado al máximo.

¿Por qué el precio de 7 USD no es el precio real?

Porque es una oferta temporal reservada a clientes nuevos: 7 USD por puesto y mes con compromiso anual, o 10 USD en mensual. El precio base de Sales Hub Starter es de 20 USD por puesto y mes.

La diferencia es grande y cambia la naturaleza del cálculo: un presupuesto construido sobre 7 USD por puesto quedará desfasado en cuanto termine la promoción. HubSpot no publica hasta cuándo es válido ese descuento.

A nuestro juicio, lo sensato es presupuestar con 20 USD por puesto al mes y tratar el descuento como un empujón inicial. Por eso mismo contamos las tarifas promocionales temporales entre los puntos débiles de la herramienta: hacen difícil comparar de forma honesta con la competencia.

¿Dónde se alojan los datos de una cuenta de HubSpot?

HubSpot se apoya en AWS y tiene centros de datos en la UE (Fráncfort, Alemania), Canadá, Australia y Estados Unidos, tanto en la costa Este como en la Oeste. Las cuentas nuevas se asignan según la localización IP en el momento del registro, y los clientes europeos se alojan en principio en la UE.

Para una empresa española es un argumento real, y vale también para la cuenta gratuita: puntuamos HubSpot con un 4 sobre 5 en el criterio de RGPD, sobre todo gracias a Fráncfort. Si te registras desde México, ten en cuenta que en la lista de centros publicada no figura ninguno en América Latina, y que HubSpot no detalla qué ubicación te toca en ese caso.

Un matiz importante en certificaciones: los informes SOC 2 Tipo II y SOC 3 están disponibles en el Trust Center de HubSpot, pero la certificación ISO 27001 que se ve citada corresponde a sus proveedores de infraestructura, no a HubSpot. El DPA viene integrado en las condiciones de cliente, y las transferencias se cubren con el Data Privacy Framework y las cláusulas contractuales tipo.

¿A quién le basta el plan gratis y quién debería pagar?

Trabajas solo o sois dos. El CRM gratuito te sirve, y te va a servir mucho tiempo. Contactos, pipelines, importación e informes: no vas a echar nada en falta mientras no automatices tus seguimientos. No hay motivo para pagar por adelantado.

Sois tres o más y el presupuesto aprieta. El tope de 2 usuarios te bloquea. Hay dos caminos: Sales Hub Starter a 20 USD por puesto y mes, o un CRM de la competencia con plan gratuito más amplio, como Zoho CRM y sus 3 usuarios gratis para siempre, cuyos planes de pago arrancan en 14 USD por usuario y mes en anual. Nuestra comparativa de CRM para pymes desarrolla ese arbitraje.

Lo que quieres es un pipeline comercial sencillo. HubSpot es una suite que cubre ventas, marketing y atención al cliente, lo que es una ventaja si piensas juntarlo todo y peso muerto si solo quieres seguir oportunidades. Pipedrive, centrado en ventas, arranca en 14 USD por puesto y mes en anual pero sin plan gratuito: la comparación está en nuestro artículo HubSpot vs Pipedrive.

Necesitas automatización a gran escala. Ahí es donde Professional se justifica, a 90 USD por puesto y mes en anual. Mete los 1.500 USD de cuota de incorporación en el presupuesto del primer año y confirma ese importe con el comercial antes de firmar.