HubSpot kostenlos: was das Gratis-CRM enthält und wann Sie zahlen müssen

Was enthält das kostenlose CRM von HubSpot genau?

Das kostenlose CRM von HubSpot läuft ohne Zeitlimit und ohne Kreditkarte. Enthalten sind die Kontaktverwaltung, Deal-Pipelines, der Import Ihrer bestehenden Daten und ein Reporting-Dashboard. Das genügt, um aus einer geteilten Tabelle auszusteigen und jederzeit zu sehen, wo ein Geschäft gerade steht.

Genau dieser Punkt zieht die Bewertung nach oben: Auf unserer Skala erreicht HubSpot 4,3 von 5 im Gesamtergebnis und 5 von 5 beim Kriterium Gratis-Tarif. Wenige Anbieter lassen ein vollständiges CRM dauerhaft ohne Zahlung nutzen. Die einzelnen Kriterien stehen auf unserer Tool-Seite zu HubSpot, geprüft am 23. September 2026.

Die Grenze ist am Anfang also nicht funktional, sondern personell.

Wie viele Nutzer erlaubt der Gratis-Tarif?

Zwei. Das kostenlose CRM von HubSpot ist auf 2 Nutzer begrenzt, und diese Zahl entscheidet über alles Weitere. Eine Geschäftsführerin und ein Vertriebsmitarbeiter passen hinein, ein Team aus drei Personen nicht mehr.

Zum Vergleich: Zoho CRM bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 3 Nutzer, und Pipedrive hat überhaupt keinen Gratis-Tarif, sondern nur einen Test über 14 Tage ohne Kreditkarte. Diese drei Grenzen haben wir im Detail in unserem Leitfaden zum kostenlosen CRM gegenübergestellt.

Nach unserer Lesart ist die Zahl 2 keine technische Grenze, sondern ein Vertriebshebel: Sie liegt genau dort, wo ein Unternehmen anfängt, ein gemeinsames CRM zu brauchen, also dort, wo es zu zahlen bereit ist. Der Gratis-Tarif von HubSpot ist ein sehr guter Sandkasten und ein solides Werkzeug für zwei Personen, aber keine Teamlösung.

Was kostet der Wechsel in die bezahlten Tarife wirklich?

Hier die von HubSpot veröffentlichten Preise für Sales Hub, abgerechnet pro Platz und Monat.

Zwei Dinge fallen auf. Erstens veröffentlicht HubSpot weder einen Jahrespreis für Starter noch einen Monatspreis für Enterprise: Die Preisliste ist unvollständig, für die Lücken müssen Sie mit dem Vertrieb sprechen. Zweitens ist der Abstand zwischen Starter (20 USD pro Platz) und Professional (90 USD pro Platz bei jährlicher Zahlung) für dasselbe Werkzeug erheblich.

Ist die Onboarding-Gebühr wirklich verpflichtend?

Ja, und das ist die Budgetzeile, die in Vergleichen am häufigsten fehlt. HubSpot berechnet ab Sales Hub Professional eine verpflichtende einmalige Onboarding-Gebühr von 1.500 USD. Bei Sales Hub Enterprise steigt sie auf 3.500 USD. Für Starter und für das kostenlose CRM veröffentlicht HubSpot keinen solchen Betrag.

Praktisch heißt das: Der Wechsel zu Professional ist nicht mit einem gewöhnlichen Abonnement vergleichbar, denn im ersten Jahr kommt ein Eintrittsticket zum Platzpreis hinzu. Für ein KMU, das zwischen Starter und Professional schwankt, wiegt diese Gebühr im ersten Jahr schwer.

Das erklärt unsere Bewertung von 3,5 von 5 beim Kriterium Preis, obwohl der Gratis-Tarif die volle Punktzahl erhält.

Warum ist der ausgewiesene Preis von 7 USD nicht der echte Preis?

Weil es sich um ein befristetes Angebot für Neukunden handelt: 7 USD pro Platz und Monat bei jährlicher Zahlung oder 10 USD bei monatlicher Zahlung. Der Grundpreis von Sales Hub Starter liegt dagegen bei 20 USD pro Platz und Monat.

Der Abstand ist groß, und er verändert die Rechnung grundlegend: Ein Budget, das auf 7 USD pro Platz aufbaut, ist mit dem Ende der Aktion falsch. HubSpot veröffentlicht keine Laufzeit für diesen Rabatt.

Nach unserer Lesart ist die richtige Methode, mit 20 USD pro Platz und Monat zu planen und den Rabatt als Startbonus zu behandeln. Aus demselben Grund zählen wir befristete Aktionspreise zu den Schwachpunkten des Anbieters: Sie machen den Vergleich mit Wettbewerbern schwer.

Wo liegen die Daten eines HubSpot-Kontos?

HubSpot setzt auf AWS und betreibt Rechenzentren in der EU (Frankfurt), in Kanada, Australien und den USA, im Osten wie im Westen. Neue Konten werden anhand der IP-Adresse bei der Anmeldung zugeordnet, europäische Kunden werden in der Regel in der EU gehostet.

Für ein Unternehmen in Deutschland, Österreich oder der Schweiz ist das ein handfestes Argument, und es gilt auch für das kostenlose Konto: Wir bewerten HubSpot beim Kriterium DSGVO mit 4 von 5, im Wesentlichen wegen Frankfurt.

Eine wichtige Einschränkung bei den Zertifizierungen: Die Berichte zu SOC 2 Type II und SOC 3 sind im Trust Center von HubSpot verfügbar, die häufig zitierte ISO-27001-Zertifizierung betrifft jedoch die Infrastrukturanbieter und nicht HubSpot selbst. Der AVV ist in den Kundenbedingungen enthalten, Übermittlungen sind über das Data Privacy Framework und die Standardvertragsklauseln abgedeckt.

Für wen reicht der Gratis-Tarif, und wer sollte zahlen?

Sie arbeiten allein oder zu zweit. Das kostenlose CRM reicht, und es wird lange reichen. Kontakte, Pipelines, Import, Berichte: Nichts wird Ihnen fehlen, solange Sie Ihre Nachfassaktionen nicht automatisieren. Zahlen Sie nicht im Voraus.

Sie sind drei oder mehr Personen mit knappem Budget. Die Grenze von 2 Nutzern blockiert Sie. Zwei Wege sind möglich: Sales Hub Starter für 20 USD pro Platz und Monat oder ein konkurrierendes CRM mit größerem Gratis-Tarif, etwa Zoho CRM mit 3 dauerhaft kostenlosen Nutzern, dessen bezahlte Tarife bei 14 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung beginnen. Unser Vergleich der CRM für kleine Unternehmen geht diese Abwägungen durch.

Sie wollen vor allem eine einfache Vertriebspipeline. HubSpot ist eine Suite für Vertrieb, Marketing und Kundenservice. Das ist ein Vorteil, wenn Sie alles bündeln wollen, und unnötiges Gewicht, wenn Sie nur Geschäfte verfolgen möchten. Pipedrive ist auf den Vertrieb fokussiert und startet bei 14 USD pro Platz und Monat bei jährlicher Zahlung, allerdings ohne Gratis-Tarif: Den Vergleich finden Sie in unserem Artikel HubSpot vs Pipedrive.

Sie brauchen Automatisierung in größerem Umfang. Hier rechtfertigt sich Professional mit 90 USD pro Platz und Monat bei jährlicher Zahlung. Planen Sie die 1.500 USD Onboarding-Gebühr im Budget des ersten Jahres ein und lassen Sie sich diesen Betrag vom Vertrieb bestätigen, bevor Sie unterschreiben.