KI-Telefonassistent im Vergleich: Retell AI, Vapi und Synthflow für Ihre KI-Telefonie 2026

Sind Retell, Vapi oder Synthflow ein fertiger KI-Telefonassistent?

Nein. Alle drei sind Plattformen zum Bauen eines KI-Sprachagenten. Sie liefern den Motor: ein Sprachmodell, eine synthetische Stimme, die Spracherkennung und die Telefonanbindung. Was der Agent sagt, wann er an einen Menschen weiterleitet, wie er mit Ihrem Kalender oder CRM spricht, legen Sie selbst fest und testen es an echten Anrufen.

Das ist wichtig, wenn Sie als kleiner Betrieb einen KI-Telefonassistenten suchen, der morgen früh ans Telefon geht. Keines der drei Werkzeuge wird wie eine klassische Telefonanlage eingesteckt. Der Unterschied liegt darin, wie viel Montage bei Ihnen bleibt: wenig bei Synthflow, das die Einführungsbegleitung in seine Verträge aufnimmt; einiges bei Retell; am meisten bei Vapi, das für Entwickler gebaut ist, die über eine API arbeiten.

Woraus setzen sich die Kosten einer Gesprächsminute zusammen?

Ein Sprachagent stapelt in jeder Minute vier kostenpflichtige Bausteine:

• Das Sprachmodell, das entscheidet, was geantwortet wird.
• Die Stimme, die die Antwort in Sprache verwandelt.
• Die Transkription, die die Worte des Anrufers in Text umwandelt.
• Die Telefonie, also die Nummer und die Leitung, über die das Gespräch läuft.

Jede Plattform rechnet diese Schichten anders ab:

Praktisch heißt das: Retell veröffentlicht eine Spanne, mit der Sie ein Budget schätzen können, bevor Sie etwas bauen. Vapi zeigt nur den eigenen Anteil, die Anbieter addieren Sie selbst. Synthflow nennt überhaupt keinen Minutenpreis.

Was kosten Retell AI, Vapi und Synthflow 2026?

Die Preise stammen von den offiziellen Preisseiten, abgerufen am 23. September 2026, in US-Dollar. Keiner der drei Anbieter zeigt Euro-Preise.

Retell AI hat kein Abo. Sie zahlen 0,07 bis 0,31 $ pro Minute, je nach Modell, Stimme und Telefonie, mit 10 $ Startguthaben. Bei 1.000 Gesprächsminuten im Monat sind das zwischen 70 und 310 $, plus 2 $ je Telefonnummer. Enterprise bringt Volumenpreise, SSO und 24/7-Support auf Anfrage.

Vapi startet ohne Paket: 5 $ Guthaben, danach 0,05 $ pro Minute Hosting plus Anbieterkosten. Das Paket Core kostet 29 $ im Monat zusätzlich zur Nutzung und hebt die Grenzen auf 10 gleichzeitige Anrufe und 30 Tage Aufbewahrung. Pro kostet 10 % der Hosting-Gebühren, mindestens 999 $ im Monat. Premier gibt es auf Anfrage.

Synthflow listet nur noch Enterprise-Verträge ab 30.000 $ im Jahr, also mindestens 2.500 $ im Monat. Weder ein Gratisangebot noch eine Testphase werden erwähnt.

Retell oder Vapi: Womit sollten Sie anfangen?

Unsere Einschätzung: Retell ist der leichtere Einstieg, Vapi reicht weiter. Die eine Preisspanne von Retell und die 20 inklusiven gleichzeitigen Anrufe erlauben einen Test ohne Vertrag und ohne fünf Rechnungen zu addieren. Die Schwäche liegt beim Support, der außerhalb von Enterprise nur über Community und E-Mail läuft.

Bei Vapi wählen Sie jeden Baustein selbst: Modell, Stimme, Transkription. Die Modelle werden ohne Aufschlag weiterberechnet. Dafür erhält die Bedienbarkeit in unserem Raster 2,5 von 5 Punkten, Retell 3,5, weil alles zusammengesetzt werden muss.

Die Stelle, auf die Sie bei Vapi achten sollten, ist der Sprung von Core für 29 $ zu Pro mit mindestens 999 $. Pro bringt 30 gleichzeitige Anrufe, 180 Tage Aufbewahrung, rollenbasierte Zugriffe und eine Verfügbarkeitszusage von 99 %. Wer nur mehr als 10 gleichzeitige Anrufe braucht, findet keine Stufe dazwischen.

Gesamtnoten in unserem Raster: Vapi 3,7, Retell AI 3,6, Synthflow 2,9. Synthflow verliert Punkte beim Preis und beim fehlenden Gratiszugang, nicht bei den Funktionen.

Wo liegen die Gesprächsdaten, und was sagt die DSGVO?

Ein Telefonassistent erfasst Namen, Nummern und manchmal Gesundheits- oder Zahlungsdaten. Für ein Unternehmen in der EU ist der Speicherort deshalb keine Formalie, sondern eine DSGVO-Frage.

• Retell AI verarbeitet und speichert Daten in den USA auf AWS. Laut Dokumentation betreibt Retell derzeit keine Dienste in der EU. Es gibt einen AVV mit EU-Standardvertragsklauseln, kostenlos online unterzeichenbar, und die Aufbewahrungsdauer lässt sich pro Agent zwischen 1 Tag und 2 Jahren einstellen. Zertifizierungen: SOC 2 Type 1 und Type 2, HIPAA.
• Vapi läuft auf AWS mit Deployments in den USA und in der EU. Jede Organisation gehört genau einer Region an, eine EU-Region ist dokumentiert. Das Trust Center nennt SOC 2 Type II, SOC 3, DSGVO und PCI DSS. Ob die EU-Region per Self-Service oder nur auf Anfrage verfügbar ist, sagt die Dokumentation nicht: Klären Sie das vor Vertragsabschluss.
• Synthflow nennt SOC 2 Type 2, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 42001, DSGVO und PCI DSS, einen AVV gibt es auf Anfrage. Der Hosting-Standort ist auf den geprüften Seiten nicht veröffentlicht.

Nach unserer Lesart ist Vapi für ein deutsches Unternehmen, das seine Daten in der EU halten will, derzeit der einzige der drei Anbieter mit dokumentierter EU-Region.

Was brauchen Sie, bevor Sie sich entscheiden?

Drei Fragen klären den größten Teil der Wahl.

Kompetenzen. Gibt es jemanden, der einen Agenten konfigurieren, Anweisungen formulieren und eine API anbinden kann? Wenn nicht, ist Retell der sanftere Einstieg, und Synthflow der einzige Anbieter mit begleiteter Einführung, ab 30.000 $ im Jahr. Vapi setzt einen Entwickler voraus.

Anrufvolumen. Zählen Sie Ihre monatlichen Minuten und Ihre Spitze gleichzeitiger Anrufe. Bei einigen hundert Minuten bleibt die Minutenabrechnung von Retell oder Vapi überschaubar. Ab mehr als 10 gleichzeitigen Anrufen drängt Vapi zum Paket für 999 $, während Retell 20 inklusive hat.

Daten. Entscheiden Sie, ob Gesprächsdaten die EU verlassen dürfen. Wenn nicht, scheidet Retell heute aus, und Synthflow muss Ihnen zuerst seinen Standort nennen. In jedem Fall gilt: den AVV vor dem ersten echten Anruf unterzeichnen.

Welche Plattform passt zu welchem Fall?

Für einen kleinen Betrieb, der einen KI-Telefonassistenten auf einer einzigen Leitung ausprobieren will und keine EU-Pflicht hat, reichen die 10 $ Guthaben von Retell für einen ersten Eindruck. Für ein Produktteam, das Sprache in die eigene Software einbaut und in der EU bleiben will, bietet Vapi die meiste Kontrolle. Für ein Contact Center mit Jahresbudget und Wunsch nach Begleitung ist Synthflow der einzige der drei, der eine betreute Einführung verkauft.