KI Automatisierung im Mittelstand: was sich lohnt und was es kostet

Was automatisiert ein KMU mit KI tatsächlich?

Drei Aufgabenfamilien kehren in kleinen Betrieben immer wieder. Erstens die Sortierung eingehender Nachrichten: eine Anfrage einordnen, eine Bestellung erkennen, den Vorgang an die zuständige Person weiterleiten. Zweitens das Nachfassen: ein Angebot ohne Antwort, eine offene Rechnung, ein stiller Kontakt. Drittens die Datenübertragung: ein Formular, ein Anhang oder eine E-Mail landet in einer Tabelle oder im CRM.

In allen drei Fällen übernimmt die KI nur einen Schritt der Kette, nämlich den, der freien Text lesen, einordnen oder formulieren muss. Der Rest ist Verdrahtung: ein Auslöser, zwei oder drei Aktionen, ein Schreibvorgang im Fachsystem. Für diese Verdrahtung zahlen Sie bei Make, n8n oder Zapier. Der KI-Anteil wird entweder getrennt abgerechnet oder steckt in einem Kontingent: n8n weist 2.300 KI-Credits pro Monat bereits im Starter-Tarif aus, Zapier nennt KI-Funktionen ab dem Professional-Tarif.

Wie zählen Make, n8n und Zapier Ihre Durchläufe?

Jede Plattform rechnet in einer eigenen Einheit, und genau dort laufen die Budgets auseinander.

Make zählt Credits: 1.000 pro Monat im Gratis-Tarif, 10.000 pro Monat im Core-Tarif. n8n zählt Workflow-Ausführungen: 2.500 pro Monat im Starter, 10.000 im Pro, 40.000 im Business, und gibt an, pro vollständiger Ausführung abzurechnen und nicht pro Schritt. Zapier zählt Tasks: 100 pro Monat im Gratis-Tarif, 750 im Professional, 2.000 im Team, mit Stufen bis 20.000 Tasks.

Nach unserer Lesart verändert die Einheit von n8n die Rechnung am stärksten, sobald Szenarien länger werden: ein Workflow mit zehn Schritten verbraucht dieselbe Ausführung wie einer mit drei, während Modelle mit Tasks oder Credits der Zahl der ausgeführten Operationen folgen. Bleiben Ihre Automatisierungen dagegen kurz und wenige, wiegt das enthaltene Volumen schwerer als die Zählweise. Die Mechanik pro Werkzeug haben wir in Make Kosten und Zapier Kosten aufgeschlüsselt.

Was kostet der erste Bezahltarif?

Zwei Details verdienen Aufmerksamkeit. Bei Make bleibt das Kontingent in Core (9 USD), Pro (16 USD) und Teams (29 USD) bei jährlicher Zahlung gleich bei 10.000 Credits pro Monat. Was der höhere Tarif bringt, sind Funktionen und größere Dateien: priorisierte Ausführung, eigene Variablen und Volltextsuche in den Logs im Pro, Teamverwaltung, Rollen und geteilte Szenario-Vorlagen im Teams-Tarif. Bei Zapier bringt der Schritt von Professional (19,99 USD) zu Team (69 USD jährlich) 2.000 Tasks, 25 Nutzer, geteilte Zaps und SAML-SSO.

Bei n8n ist der Abstand zwischen Pro (60 EUR monatlich) und Business (800 EUR monatlich) groß. Innerhalb des Pro-Tarifs gibt es jedoch eine Stufe mit 50.000 Ausführungen pro Monat für 145 EUR pro Monat. Zur Methode: Bei Make zeigt die geprüfte Preisseite nur die jährliche Abrechnung, der Monatspreis war dort nicht lesbar und bleibt bei uns unverifiziert.

Was taugen die Gratis-Tarife für einen ersten Versuch?

Sie reichen, um eine Idee zu prüfen, selten für den Dauerbetrieb.

Make gibt 1.000 Credits pro Monat, begrenzt aber auf 2 aktive Szenarien, setzt ein Mindestintervall von 15 Minuten, deckelt Dateien bei 5 MB und speichert Logs 7 Tage. Zapier gibt 100 Tasks pro Monat, erlaubt nur zweistufige Zaps, fragt alle 15 Minuten ab und zählt 1 Nutzer. n8n weist keinen kostenlosen Cloud-Tarif aus, nur eine Testphase ohne Kreditkarte; die selbst gehostete Community Edition ist dagegen kostenlos, was sie zur günstigsten Variante macht, sofern Server und Kenntnisse vorhanden sind. Unsere Kriteriumsnote für den Gratis-Tarif spiegelt diesen Abstand: 4,5 von 5 für n8n, 4 von 5 für Make, 3 von 5 für Zapier.

Die Grenze von 2 aktiven Szenarien bei Make und die Zwei-Schritt-Grenze bei Zapier sind die beiden Mauern, an die man am schnellsten stößt: eine E-Mail-Sortierung mit KI braucht oft mehr als zwei Schritte.

Wann genügt eine einfache Automatisierung ohne KI?

Wenn die Regel eindeutig ist. Sobald Sie formulieren können „enthält der Betreff dieses Wort, lege die Nachricht in diesen Ordner“ oder „sieben Tage nach dem Angebot sende diese Vorlage“, braucht es kein KI-Modell. Sie verbrauchen dann Credits, Tasks oder Ausführungen, ohne KI-Kosten und ohne das Risiko einer falschen Auslegung.

Die KI lohnt sich, wenn die Eingabe freier Text ist und die Ausgabe eine Einschätzung verlangt: eine Anfrage zusammenfassen, eine Absicht erkennen, eine individuelle Antwort entwerfen. In einer Nachfass-Automatisierung ist der Zeitplan einfache Logik, und nur die Formulierung der Nachricht muss durch ein Modell laufen. Wo die Automatisierung endet und der Agent beginnt, zeigt unser Leitfaden KI Agent erstellen.

Wo liegen Ihre Daten?

Dieser Punkt trennt die drei Plattformen am deutlichsten, sobald Ihre Szenarien Kunden-E-Mails, Rechnungen oder CRM-Datensätze anfassen.

n8n Cloud speichert die Daten in der EU auf Servern in Frankfurt, liefert einen vorab unterzeichneten AVV und lässt sich jährlich nach SOC 2 prüfen, mit öffentlichem SOC-3-Bericht: 5 von 5 in diesem Kriterium. Make läuft auf AWS mit EU-Zonen (eu1, eu2) und US-Zonen, weist SOC 2 Type II, SOC 3 und ISO 27001 aus, nennt den genauen Standort der EU-Zonen auf den geprüften Seiten aber nicht: 4 von 5. Zapier hostet auf AWS in den USA, ohne genannte EU-Option, mit SOC 2 Type II, SOC 3 und verfügbarem AVV: 2 von 5. Beim Selbsthosting von n8n bleiben die Daten dort, wo Sie den Dienst betreiben.

Welches Werkzeug passt zu welchem Profil?

Schreibt bei Ihnen niemand Code und sollen Fachanwendungen schnell verbunden werden, ist Zapier am leichtesten zugänglich (5 von 5 in diesem Kriterium) und hat den größten Integrationskatalog, um den Preis der Datenhaltung in den USA und einer Rechnung, die der Zahl der Tasks folgt. Gesamtnote: 3,5 von 5.

Suchen Sie den niedrigsten Einstieg für visuelle, mehrstufige Szenarien, ist Make mit 9 USD pro Monat jährlich der günstigste Startpunkt der drei, mit einem Editor ohne Programmierkenntnisse und der Wahl einer EU-Zone. Gesamtnote: 4,1 von 5. Der blinde Fleck bleibt der Credit-Verbrauch, der bei großen Volumen schwer vorherzusagen ist.

Gibt es ein technisches Profil im Team oder eine klare Anforderung an den Datenstandort, ist n8n unsere beste Note im Trio (4,3 von 5): unbegrenzte Nutzer in allen Tarifen, Cloud in Frankfurt, kostenlos selbst hostbare Community Edition. Dafür setzt es echtes technisches Wissen voraus (3 von 5 bei der Einfachheit). Für den Vergleich Funktion für Funktion siehe Zapier vs Make vs n8n.